Der Anwender bekommt eine Übersicht der im System vorhandenen Adress-Stammdaten. Über umfangreiche Filtermöglichkeiten kann die angezeigte Liste angepasst werden. Eine Eingrenzung der Ansicht kann über Kundengruppen, Adress-Merkmalen und Vertreter erfolgen. Die Datenbankspalten verfügen über Suchfelder, darin kann der Benutzer spezifisch in den Adressdaten suchen und eingrenzen.
Bei der Verwaltung der Adress-Stammdaten sind alle üblichen geschäftsrelevanten Informationen pflegbar:
- Kommunikationsdaten mit TAPI und CTI Unterstützung
- Beliebig viele Ansprechpartner mit Funktion und Kommunikationsdaten
- Sprachkennzeichen zur Belegsteuerung
- Bankdaten und Steuernummern
Unter dem Karteikartenreiter für die kundenspezifischen Informationen wird folgendes erfasst:
- Kundengruppe
- Kundennummer
- Lieferantenummer beim Kunden
- Individuelle Liefer-, Versand- und Zahlungskonditionen
- Kundenspezifische Artikelpreise und Artikelbezeichnungen
- Eine Sperre des gesamten Datensatz oder eine separate Auftrags- und/oder Liefersperre
Hinzu kommen noch einige weitere Funktionen im Octoflex ERP, die den Umgang mit den Adress-Stammdaten für die Anwender erleichtert und vereinfachen:
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Rolle der Adresse: Ein Adressen-Datensatz kann als Interessent, Kunde und/oder Lieferant definiert werden. Die Mehrfachpflege der Adressdaten für verschiedene Modulbausteine entfällt.
- Dokumentenablage: Zu jedem Adressdatensatz können Dateien abgelegt und bei Bedarf mit einer Ordnerstruktur organisiert werden.
- Adressmerkmale: Das Hinzufügen von weiteren Feldern, z.B. zur weiteren Unterscheidung oder Filterung.
- Anschriften: Die Anlage beliebig vieler Anschriften zu jedem Adressstamm, mit der Möglichkeit der automatischen Zuordnung und Verwendung zu Belegtypen.
- Nachrichten: Auf Knopfdruck kann eine E-Mail mit einem internen Octoflex Link zum ausgewählten Datensatz im Adressstamm verschickt werden.
Ebenso wie bei den Adressen bekommt der Anwender eine Übersicht der im System vorhandenen Artikel-Stammdaten. Über umfangreiche Filtermöglichkeiten kann auch hier die angezeigte Liste angepasst werden. Eine Eingrenzung der Ansicht kann über Artikelarten, Warengruppen und Kundenzuordnung erfolgen. Über Suchfelder in den Datenbankspalten kann der Benutzer spezifisch in den Feldern der Artikeldaten suchen und eingrenzen.
Da Octoflex ERP für Produktionsbetriebe optimiert wurde, sind die üblichen Artikelinformationen um weitere sinnvolle Felder erweitert:
- Material
- Abmessung
- Zeichnungsnummer
- Kundenartikelnummer
- Möglichkeit zur eindeutigen Zuordnung zu einem Kundendatensatz
Modulübergreifend für die Arbeitsvorbereitung, die Produktion und den Einkauf stehen dem Benutzer für die Artikel folgende weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:
- Kennzeichnung als Produktionsartikel
- Kennzeichnung als Dispositionsartikel, für auftragsübergreifende Beschaffung aus Produktion und Einkauf
- Pflege der CombiList, Erstellung einer Kombination aus Stückliste und Arbeitsplan
- Artikeleinheiten nach Modul und Bedarf unterschiedlich einstellbar, pro Artikel können bis zu 7 verschiedene Einheiten erfasst werden. Über Umrechnungsfaktoren sind diese miteinander verknüpft.
- Dokumentenablage, zu jedem Stammartikel-Datensatz können Dateien abgelegt und bei Bedarf mit einer Ordnerstruktur organisiert werden. Dateien im pdf-Format lassen sich als produktionsrelevant markieren und werden damit automatisch mit zu den Fertigungspapieren ausgegeben.
In einem eigenen Bereich für den Verkauf lassen sich:
- Einzelpreis
- Verkaufs Preis- und Mengeneinheit
- Staffelpreise und Rabattgruppen pflegen
In der Belegübersicht kann der Anwender die Belege nach Belegtyp, Status, Geschäftspartner, Geschäftsbereich und Vertreter filtern. Zusätzlich dazu kann eine weitere Einschränkung der Belege nach einer Projektzugehörigkeit erfolgen. Folgende Belegtypen stehen zur Auswahl:
- Angebot
- Auftrag, mit der Möglichkeit Proforma Rechnungen zu erstellen
- Lieferschein, mit der Möglichkeit von Teillieferscheinen
- Rechnung, mit der Möglichkeit von Sammelrechnungen und Teil- und Schlussrechnungen
- Gutschrift
- Beleg zur Rechnungskürzung
Neben den üblichen Möglichkeiten bietet Octoflex weitere Funktionen in der Belegerfassung:
- Zusätzlich zu Belegübersicht kann bei Bedarf eine Belegvorschau mit den enthaltenen Positionen angezeigt werden.
- Liefertext, ein individueller Text, der das Lieferdatum überschreibt, wenn er vorhanden ist. Dadurch kann der Sachbearbeiter flexibel kommunizieren.
- Freie Positionen, insbesondere bei Angeboten oder bei Aufträgen mit einmaligen Fertigungspositionen kann auf die Erstellung von Artikeln im Artikelstamm verzichtet werden. Freie Positionen bieten den gleichen Komfort wie Stammartikel und finden sich außerdem in der Geschäftspartner-Historie wieder.
- Tastaturbedienung, die Belegerfassung kann auf Wunsch über Tastatureingaben erfolgen.
- Mit dem Produktionsmodul und der CombiList ist die Fertigung in die Verkauftsbelege integriert
- Produktionsferne Mitarbeiter haben über die CombiList Einsicht in den aktuellen Fertigungsstand der Aufträge, Rückfragen in der Produktion sind nicht mehr erforderlich
- Bei der Verwendung von Staffelpreisen im Angebot, werden diese endsummenneutral ausgegeben.
- Nachrichten: Auf Knopfdruck kann eine E-Mail mit einem internen Octoflex Link zum ausgewählten Beleg verschickt werden.